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浅析办公自动化OA系统现状与存在的问题

来源:原创论文网 添加时间:2018-08-23

  摘要:在我国市场经济发展速度不断较快的同时, 企业竞争也日益加剧, 为了能够获得更大的市场占有率, 企业通常会利用新产品、新技术进一步拓展市场业务, 加大企业的管理力度, 最大程度提升工作效率。而办公自动化系统就能够帮助企业实现高效办公。因此, 笔者针对办公自动化系统现状以及存在的问题进行研究, 希望能够通过本研究进一步提升企业办公效率。

  关键词:办公自动化; OA系统; 现状; 问题;

  Current Situation and Existing Problems of OA System

  Abstract:With the rapid development of the market economy in China, the competition of enterprises is increasing.In order to obtain greater market share, enterprises will make use of new products and new technologies to further expand the market business, increase the management of enterprises and improve work efficiency to the maximum extent.Office automation system can help enterprises achieve efficient office work.Therefore, the author studies the current situation and existing problems of office automation system, hoping to further enhance the efficiency of office work through this research.

  Keyword:office automation; OA system; status quo; problems;


 

  1.OA办公自动化系统的现状及问题

  1.1 对OA办公自动化系统的认识不足

  通常情况下, 办公自动化系统会在整个公司运行, 所涉及的范围较广, 这就对企业的管理理念和管理模式提出了更高的要求[1]。企业员工不仅要改变原来的工作模式, 同时, 还要学习使用办公自动化系统, 很多企业员工由于日常工作任务比较重, 不能定期参与企业培训, 对办公自动化系统方面的知识并不了解, 也很少使用该系统, 这就给办公自动化系统的推广造成了阻碍, 甚至有些员工对办公自动化系统具有抵触心理。很多企业员工虽然接受了培训, 但是却还不能够熟练操作办公自动化系统, 这将会给企业信息传递带来影响, 而且当办公自动化系统出现问题后也不能及时进行维修, 最终导致企业工作效率下降。

  1.2 集中统一管理困难

  现阶段, 企业中的纸质档案都能够得到集中且统一的管理, 但是针对电子档案来说, 由于其内部结构存在一定的差异性, 电子档案的文字与图片内容等都能够利用不同的软件打开, 还可以放置在不同的软件当中进行保存, 而且再次打开也不会受到任何影响, 这就使得电子档案在传递以及转换的过程中虽然其物理结构发生了一定的变化, 但是其自身的内容结构却不会发生变化, 这样一来, 电子档案的集中与统一管理就很难实现[2]。就目前情况来看, 我国的相关法律以及信息技术还不够成熟, 因此, 不得不对档案进行双轨处理, 虽然电子档案在办公自动化系统当中能够进行保存, 但是必须有一份相同的纸质档案同时进行保存。

  1.3 办公自动化管理制度不够完善

  实践表明, 办公自动化系统不仅是对信息技术的创新, 同时, 也是对传统办公方式的变革, 以及对办公制度的改变。从某种角度来说, 办公自动化系统也是对办公过程的管理, 因此, 要想实现企业办公自动化, 就必须具有坚实的管理基础, 这就需要具备完善的办公自动化管理制度。但是, 就目前情况来看, 绝大多数企业的办公自动化管理制度都不够完善, 对办公自动化系统使用的各个环节都没有进行细化的规定, 同时, 还缺乏配套的办公自动化系统操作规范, 这些都是亟需完善的。

  1.4 信息安全管理有待加强

  当前企业办公自动化系统面临着病毒泛滥、黑客入侵、恶意软件、信息失控等复杂应用环境[3]。还有企业对信息安全管理缺乏系统管理的思想, 只重视安全技术, 忽视安全管理。在安全管理中不够重视人的因素, 缺乏懂得管理的信息安全技术人员。企业安全意识不强, 员工接受的教育和培训不够等。在信息时代, 企业信息安全的重要性不言而喻。信息安全不仅包括公司电脑自身的安全, 更包括企业商业机密的安全, 尤其是电脑重要文件、无形资产的安全, 在企业的稳健经营中有着巨大的作用, 一旦泄露将会给企业带来重大的损失[4]。办公自动化系统为企业内部信息传递提供了便利, 但是纸质资料都转换成电子资料存放在服务器和个人电脑上, 因此, 企业必须加强对信息安全管理问题的重视。

  2.解决企业办公自动化中存在问题的对策

  2.1 转变传统办公观念

  在企业内部进行现代化办公理念的宣传。办公自动化系统进入企业之后, 一定会对原有的体制造成一定的影响。传统的文件处理模式已形成了固定的方式, 同时, 也具备配套的制度与工作处理方法, 要改变传统的工作方式, 将办公自动化系统引入日常工作当中会让一些企业员工产生质疑, 甚至会出现抵触心理, 进而为办公自动化系统的应用带来一定的阻碍[5]。为了能够提升企业工作效率, 加强对办公自动化系统的宣传是非常有必要的, 在宣传办公自动化系统的过程中, 企业员工不仅能够对办公自动化系统有更加深入的了解, 同时, 还能够认识到办公自动化系统对提升工作效率的重要性, 使日常工作能够更加顺利完成, 这样才能够将办公自动化系统全面应用到企业工作当中, 并充分发挥其积极作用。

  2.2 采用分步方式实施系统

  在办公自动化刚刚引入企业之后, 可以分步开展, 从容易上手的操作开始, 逐渐转向难度较大的操作。例如, 企业可以先将一些比较常用的或者非常必要的、容易学习的办公操作作为初期阶段的办公主要操作内容。

  2.3 加强对办公自动化系统运行的监督考核

  首先, 企业要完善办公自动化管理制度, 明确系统使用规范、系统维护以及系统管理者责任;其次, 制定相应的办公自动化工作考核制度, 将办公自动化系统的使用融入绩效考核当中, 通过监督考核, 来纠正员工对办公自动化系统的错误态度, 进一步解决企业员工由于电脑操作不规范, 使得电脑感染病毒或者硬件设施损坏的问题[6]。找出办公自动化系统信息处理不当的解决办法, 建立相应的制度, 为企业信息传递提供保障。

  2.4 加强信息安全管理

  由于办公自动化系统的特殊性, 所以, 企业必须加强对信息安全管理问题的重视。在网络信息技术发展速度不断加快的情况下, 威胁办公自动化系统安全的不稳定因素越来越多。例如, 非法用户利用网络技术手段入侵企业内部信息系统盗取文件, 或者破坏企业内部信息系统, 使计算机感染病毒或者非法盗取授权等等。所以, 企业必须认识到信息安全管理的重要性, 利用相关措施和手段来保障办公自动化系统的安全。例如, 安装防火墙、安全路由器或者隔离设备、安装病毒查杀软件、增加数据容灾设备、记录网络安全日志等等。还可以提升所选择的网络平台的安全性, 例如, 增加身份信息验证程序、对系统进行加密、增加口令、对授权进行管理与控制等等。建立完善的企业信息安全管理系统, 必须内外兼修, 企业必须认识到仅有技术措施是不够的, 还必须通过加强对员工的培训增强员工安全意识、签订信息保密协议等管理手段进行辅助管理。

  3.结语

  总而言之, 办公自动化系统不仅能够实现企业各部门之间的信息沟通, 还能够进一步提升信息收集与整理的效率, 实现合理化办公, 对企业部门管理工作能够起到促进作用, 充分提升管理的科学性、现代性, 在减少工作量的同时提升工作效率。然而, 全面实现办公自动化系统的应用并不是一蹴而就的, 需要经历一个漫长且复杂的过程, 这就需要企业不断在实践中总结经验, 完善相关制度, 最终实现企业办公自动化。

  参考文献
  [1]李沙.OA办公自动化系统在单位信息化管理中的应用[J].科技传播, 2015 (23) .
  [2]杨柳.OA办公自动化系统在企业中的应用价值[J].电子技术与软件工程, 2016 (20) .
  [3]郝学柱, 董伟, 周爽.企业OA办公自动化系统的应用与发展趋势[J].产业与科技论坛, 2017 (2) .
  [4]姜丽萍, 刘慧媛.OA办公系统发展现状与实践困惑[J].办公室业务, 2016 (20) .
  [5]祁俊胜.浅谈项目管理在系统测试中的作用[J].电子测试, 2016 (13) .
  [6]朱英毅.浅析OA协同办公系统在内部控制中的应用与实施[J].中国总会计师, 2016 (6) .

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