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外贸企业ERP系统下内部控制现状和对策

来源:原创论文网 添加时间:2021-11-10

  摘    要: 信息化建设和管理已逐渐成为各大企业经营发展中的重中之重,这也促进了ERP系统的广泛运用。ERP系统集数据集成、信息共享、分析控制于一体化,帮助企业以系统的数据和信息为基础,做好企业的内部控制。然而,对于外贸企业来说,国内国外市场环境的变动、业务开展的不确定性、信息共享的不全面性和滞后性等,这些具有外贸企业典型特点的因素在ERP系统的内部控制中,容易引发很多风险和缺陷。文章针对外贸企业的ERP系统展开了内部控制方面的研究,指出了企业内部控制存在的问题,并提出相应的解决措施,致力于让ERP系统更好地服务于外贸企业的内部控制体系。

  关键词 :     外贸企业; ERP系统;内部控制;

  信息化时代的到来,促进了信息化系统的普及和发展。外贸企业,作为一个蓬勃发展的企业群体,对ERP这样一个综合一体化系统的需求不断升级。随着企业发展过程中不断出现新的变化和新的需求,ERP系统在内部控制上也逐渐暴露出很多问题和漏洞,这对外贸企业的健康发展是很不利的。因此,面对不断变化的内外部因素,ERP系统更要加强内部控制的改进和优化,从而帮助企业更好地构建可控的、安全的、完善的管理体系,促进外贸企业的持续发展和稳固经营。

  1 、ERP系统与内部控制概述

  ERP系统是企业资源计划(Enterprise Resource Planning, ERP)的简称,是指建立在信息技术基础上,集信息技术与先进管理思想于一身,以系统化的管理思想,为企业员工及决策层提供决策手段的管理平台。ERP针对的是物资资源管理(物流)、人力资源管理(人流)、财务资源管理(财流)、信息资源管理(信息流)的集成一体化的管理。ERP帮助企业提高运行效率,增强企业竞争力,是现代大型企业管理中必不可少的有力工具。

  内部控制是在一定的环境下,单位为了提高经营效率,充分有效地获得和使用各种资源,达到既定管理目标,而在单位内部实施的各种制约和调节的组织、计划、程序和方法的统称。它是一个动态的管理过程,是一个全员参与的过程,内部控制的实质是对企业内部风险的控制。

  在信息时代,内部控制离不开ERP系统的良好运转,不能脱离ERP系统盲目制定制度。因此,ERP系统在外贸企业的内部控制体系中占据着十分重要的地位。

  2 、外贸企业ERP系统下内部控制存在的问题

  2.1、 外贸企业ERP系统数据量大,程序复杂,安全性和稳定性差

  一方面,大规模重要数据一旦被非法入侵、盗取和破坏,会对企业造成巨大的损失,因此安全性有较大隐患;另一方面,运行大量数据的时候容易出错,影响到系统的稳定性,从而影响操作效率和数据准确性,不利于风险的把控,干扰了内部控制的顺利进行。
 

外贸企业ERP系统下内部控制现状和对策
 

  2.2、 外贸企业ERP系统的维护和更新不到位

  外贸企业开展的业务的变化,不仅引起业务模块的变动,也引起财务、风控等企业各个模块的变动。但是,很多企业对ERP系统的维护和更新不及时,并没有有针对性地改进、更新和新增相应的模块来适应企业业务和管理结构的变化。因此,在一个未实时优化的系统下,企业难以全面、精准、及时地掌握整个业务,从而不利于企业基于ERP系统来实现内部控制的有效执行。

  2.3、 外贸企业ERP系统的数据汇总、财务分析功能有待提升

  ERP系统最终要能够从多角度、多方位对数据进行汇总和分析,帮助企业做好全面的财务分析和财务管理。但是,很多外贸企业的各系统模块信息分散,数据归集以及各项业务、财务的分析不到位,不能直观地体现公司的经营现状,对于已经产生的风险和弊端在系统中无法直接观察到,从而不利于内控的开展。

  2.4 、外贸企业ERP系统预警机制不健全

  很多外贸企业在引进ERP系统后,只把重点放在数据一体化以及信息共享上,却忽略了系统的预警机制,错误地认为只要系统能把业务端、财务端的数据一一对应起来就可以了。事实上,这是完全错误的。ERP系统作为一个一体化的信息化软件,必须具备发现问题并触发警示提醒的功能。尤其是外贸企业,存在很多不确定因素,国际国内市场变化极快,一旦错失最佳机会,内部控制体系将会失控,将会给企业造成巨大的损失。

  2.5 、电子化程度较低,导致信息不完整,控制不到位

  外贸企业单据电子化程度较低,还有很多企业处在传统的纸质单据的保存模式中,没有将单据、凭据上传到系统备案的意识。这样一来,很多数据没有电子文档单据备案,无法直接在系统中查询,也不利于电子数据的归集和审核,从而导致信息不完整、控制不到位。

  3 、外贸企业ERP系统下内部控制实施建议

  3.1、 提高ERP系统的安全性和稳定性

  首先,要定期定时进行系统检测和维护,实时跟踪,引入先进的防入侵防护系统,并定期维护和更新该系统,以保持其处于最优的防护状态。

  其次,要引入优秀、有经验、应变能力强的高水平IT人才,成立专项小组,定期收集各相关部门使用系统时遇到的问题和日常需求。专项小组要和各部门沟通,了解实际情况,针对出现的问题和需求进行系统维护和优化,保证系统随时保持在最优最新状态。

  3.2、 及时完善ERP系统各个子模块

  外贸企业要根据公司发展需要,及时完善ERP系统各个子模块,必要时搭建关联服务和相匹配的运营平台,做好系统支持。

  第一,业务模块要依据真实的业务情况进行细化和优化。

  随着外贸企业业务模式的丰富化、复杂化,单一模式下的系统控制已经不适应当今市场的业务需求,但是还有很多外贸企业的真实仓储模块在ERP系统是没有设立的,大部分还是系统外数据。企业要优化系统,加入真实的仓储信息模块,保证库存信息的真实、完整和准确,方便各相关部门在ERP系统实时跟踪,从而强化内部控制的监督作用。还有一些外贸企业的ERP系统只存在to B(对商家)的模式,在系统里走大客户大批量的合同,但是实际上,当前外贸环境下to C(对消费者)的模式占据了很大的市场,市场需求决定了在这种模式下,传统的系统做单已经不适用了,需要一个简洁明了的模块来实现实时采购和销售。例如,每成交一笔零售订单,就能立刻将数据扫码进系统,自动生成相关合同、单据、财务数据,整个操作流程快捷又精准。这样一来,相关部门在动态跟踪业务进展和评估风险时能够做到及时、全面、准确,从而保证内控系统的良好运行。

  此外,当前ERP系统对于很多外贸企业来说还仅仅是一个内部系统,但是实际上,在当今的外贸环境下,有些信息是可以对客户开放的,方便客户了解公司业务,顺利开展合作。同时,ERP系统可以上线智能客服和人工客服模块,使对外咨询变得便利和及时,并节省大量人工成本,这些信息和数据也可以做到公司各部门共享,从而更有利于内部控制的开展。

  第二,及时更新和优化ERP各模块的审批流程。

  首先,要根据企业实际运营情况细分和归类各审批链环节,做到当企业业务和管理发生变更时,要及时更新审批流程并定期优化流程,保证审批流程的畅通和精准。其次,各审批链模块中要求上传的系统单据和资料要做好系统控制和审核,要能层层穿透,一目了然,这样一方面规范了操作,节约了时间;另一方面,各部门在审批环节能更好地实现实时控制。最后,审批链流程的设置要分门别类,清晰明了,不要混乱交叉,又或者漏掉必要审批环节,导致审批不流畅,影响各部门判断和控制。

  第三,加强业务、财务信息一致性,强化信息共享系统。

  很多外贸企业实际的业务开展和系统中的单据存在不一致的情况,系统中的单据往往滞后于实际业务的发生,而财务数据又以系统单据为基础,账务处理也因此滞后,和实际情况不一致,大大加剧了财务风险。因此,从业务端原始单据开始,就要做到和财务部信息共享,让财务人员动态关注,并且要保证财务人员能随时获得原始单据和实时数据,这样才能将业务和财务一体化做到最优,降低风险,加强内控。

  第四,设立独立的风控、内控模块。

  外贸企业应根据自身实际发展需求建立健全风控、内控体系并上线在ERP系统模块中,相关部门要实时监测,及时发现问题,降低风险,优化结构。

  3.3、 优化财务管理模块,提升数据汇总、分析能力

  首先,要加强ERP系统的业务端数据归集、汇总、分析的能力,多角度多方面实现不同数据的整合、测算和分析,强化系统财务管理的功能。其次,要定期优化基础的库存、应收账款、费用、资金占用利息、汇兑损益等模块,在这些财务子模块的框架下,要优化相关数据的各类型分析测算模块,例如利润分析、销售额分析、报表分析等,让系统的分析功能更加强大,为财务人员掌握公司整体业务情况提供实时、准确的数据支持,从而在财务层面上发现内控存在的问题,规避风险。

  3.4、 建立健全系统预警机制,完善系统警示模块

  一方面,系统要设置精准的自动提示和预警功能,在系统数据出现异常时,第一时间向各相关部门同时触发警示功能。同时,提示界面可以实时穿透各项相关数据,便于查找和检查;另一方面,各相关部门也可以随时发起系统无法自动识别的预警流程,及时告知各部门并实现信息共享,这样一来,各部门就能共同联合起来发现问题、规避风险,实现系统、人工双机制内控体系。

  3.5 、实现无纸化办公,优化系统

  在系统条件允许、符合国家和公司相关规定的前提下,实现无纸化办公,优化系统,简化繁缛的纸质单据的提交和保存流程,能上传系统的各项资料单据优先考虑电子档保存,便于日常查看和系统备案,系统要做好备份和清理内存的工作,保证单据存储的安全性和可存储容量。同时,系统要优化上传流程和穿透查看的程序,要做到上传方便、查阅简单、系统可控。

  4 、结语

  综上所述,外贸企业的ERP系统和内部控制是相辅相成的,ERP作为先进的信息一体化系统,只有针对企业自身特色,合理进行二次开发,不断更新和完善,才能更好地服务企业的内部控制,建立最适合企业的内控系统;反过来,健全的内部控制体系又能促进外贸企业ERP系统中各项数据、流程、体系的精准和全面。只有良好的内控机制,才能将ERP的效用发挥到极致,从而最终为企业发展创造最优的系统环境。

  参考文献

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