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医院公文规范化管理中品管圈的运用

来源:原创论文网 添加时间:2021-03-10

  摘    要: 目的:探讨开展品管圈活动在提高医院公文规范率中的效果。方法:遵循PDCA原则,使用品管圈分析方法,统计2019年医院印发公文,分析不规范公文原因并持续改进。结果:公文规范率由41%提高至86%,目标达成率122%,改善率110%。结论:开展品管圈活动可以提高医院公文规范率,优化工作流程,增强科室的团队凝聚力。

  关键词: 品管圈; 公文; 医院; 行政管理;

  医院公文的管理水平直接体现着医院的工作效率和管理水平。公文是医院形象有效的言说方式,其内容、格式、表达方式和文种的选用等,都会对医院形象产生直接的影响。规范的公文才能保证其权威性和法定效力,有力提高医院管理效率,确保医院各项工作正常运转,推动医院高质量发展[1]。医院工作以医疗为中心,然而,长期以来,与机关单位相比,医院作为基层单位在文件管理方面偏重于病案的管理,对其他行政公文未予以应有的重视。通过检查以往医院发出的红头文件发现,公文的不同要素均存在不同程度的不规范现象。为此,我院将品管圈应用于公文规范化管理方面,成效显着。

  1、 资料与方法

  1.1 、成立品管圈小组

  2019年12月成立品管圈,取名“文正圈”,经纬天地、修治班制曰“文”,端型式化、守道不移曰“正”,意在行文处事须精爽齐肃,以规范为准绳才能提高公文管理和公务办理的质量。小组共有8人,圈长由经过省公文写作与处理专业培训的专职人员担任,行政办公室主任和副主任担任辅导员。

  1.2 、主题选定

  圈员们从上级政策、可行性、迫切性、圈能力4个维度对主题评价维度所占权重进行了评价。采用头脑风暴法集体讨论,从科室工作的难点、重点中提出了5个备选主题,通过圈员打分,选定“提高医院公文规范率”作为此次活动的主题。
 

医院公文规范化管理中品管圈的运用
 

  1.3、 衡量标准

  规范的公文指的是符合《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》的医院公文,同一份文件可能存在多种不规范因素,所有因素规范才能判定为规范的公文。所有公文指的是所有以医院名义,发文机关为常州市第一人民医院发出的公文。

  1.4、 现状把握

  制定医院发文规范情况查检表,由圈员利用一周时间对2019年1-12月发文进行了查检,查检的124份发文中,规范文件51份,不规范文件73份,发文规范率41%。柏拉图结果显示,标题不规范、附件不规范、正文不规范、版面不规范四项占80.09%,根据80/20法则,将此四项作为此次活动改善的重点。

  1.5、 目标设定

  通过改善能力值计算公式:工作年资能力值*40%+学历改善能力值*30%+主题改善能力*30%+品管圈经验值,对圈改能力进行评价,计算出圈的改善能力为77.4%。根据目标值=现况值+改善值=现况值+(1-现况值)×改善重点×圈能力,经计算,目标值设定为78%,即公文规范率由改善前的41%提升至78%,改善幅度为90%,定为此次活动的目标。

  1.6、 解析

  圈员运用头脑风暴、鱼骨图、特性要因图要因评价表、以及发文规范性问卷调查表选出要因,根据真因验证查检表开展真因验证,找出导致公文标题、附件、正文、版面不规范的真因,通过验证并将重复的真因进行合并,发现对公文不重视、不了解发文规范、缺少对新标准的运用为此次活动的真因。

  1.7、 对策拟定

  组织圈员集体讨论,根据对策选定评价维度所占权重,对策评分原则、按照措施的轻重缓急和活动的时间安排以及对策的可行性,将对策整合为3个:开展培训和宣传、完善公文制度、编制指导手册。

  1.8 、对策实施与检讨

  依据PDCA原则,针对每一个对策,制定实施计划,并确定项目负责人、实施地点等,若效果不佳及时反馈并持续改进。

  1.8.1 、开展培训和宣传。

  招录文秘专职人员,鼓励发挥专业特长,提升公文学知识的应用能力,为医院公文管理工作增加力量。选派人员参加公文写作培训班,学习公文规范以及公文工作常见问题处理。科内人员加强业务学习,开展科内培训,定期开展公文规范化学习,要求能掌握公文规范并熟练运用。给职能科室设定培训计划并逐步实施,对拟文人员现场培训,根据发文的实际情况进行指导。将规范化发文流程制作成KT板,上墙宣传。

  1.8.2 、完善公文制度。

  根据《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》,更新我院的《公文处理办法》并严格执行。更新医院公文发文制度与流程,绘制发文办理流程图,明确发文流程。制作规范化的公文制发模板,做到发文工作的标准化。

  1.8.3、编制指导手册。

  根据规范编制《公文处理指导手册》,内容包括公文处理办法、发文办理流程,公文写作模版、发文稿纸填写说明,Word排版格式等标准化要求,内容详实、步骤清晰,指导职能科室拟制文件,帮助拟文人员理解公文规范,提升公文规范的知晓率和执行率,保证印发公文的规范化。

  2、 结果

  2.1、 有形成果

  2.1.1 、发文规范率提高。

  活动后,发文规范率由原来的41%提升到86%,目标达成率为122%,改善率110%。卡方检验显示P<0.05,品管圈活动前后公文规范率有显着性差异(见表1)。

  表1 品管圈活动前后公文规范率比较
表1 品管圈活动前后公文规范率比较

  2.1.2 、标准化。

  更新《公文处理办法》,由之前的6章24条,修改为9章65条,内容更加详细、具体。制定公文处理流程,通过流程改善,减少发文修改次数,节约了发文时间。编制指导手册,内容包括公文写作模版、发文稿纸填写说明,Word排版格式等标准化要求。制作公文制发模版,减少排版问题。

  2.1.3、办公效率提高。

  减少公文修改次数、节约发文时间,办公效率的提高,进而提高发文的满意度。发文拟稿部门是各职能科室,发文平均修改次数从改善前的5次缩短为2次,平均发文时间从改善前的2天缩短为0.5天,通过缩短发文时间,增加了各职能科室业务工作时间,职能科室能够将更多的时间用于本科室治理或为临床和患者服务上,从而为医院的发展和规划贡献更多力量。申报公文相关课题,积极撰写公文相关论文并成功发表。

  2.2 、无形成果

  开展品管圈活动以来,全体圈员掌握了品管运用手法,在解决问题能力、责任心、沟通协调、自信心、团队凝聚力、积极性、服务意识等方面均有不同程度的提高。

  3、 讨论

  等级医院评审标准要求运用质量管理方法与工具对存在的问题有改进措施并落实执行。在众多的医疗质量管理方法中,品管圈被证实是一个可短期见效,易持续开展并有效改善部门绩效、使患者满意、提升医疗品质的质量改善活动。目前已经被应用在医院管理的多个方面,如药事管理、后勤管理、门诊管理、感染管理、病案管理等[2,3,4,5,6,7],囊括了护理、医疗、药学、检验、放射、后勤、行政管理等领域。作者将品管圈应用于行政管理中,以提高医院发文规范率,规范医院公文管理。

  通过检查以往医院发出的红头文件发现,公文的不同要素均存在不同程度的不规范现象,如标题、文种、附件说明、附件、正文、页码、版记等不符合《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》(GB/T 9704—2012)要求。主要表现为:第一,标题不规范。表述含糊不清,过于冗长;组成要素不全;断行时词意不完整,行数太多,排列不美观;标点符号使用不准确。第二,文种不规范。生造文种,文种选用不恰当。第三,正文不规范。结构层次序数及字体使用;标点符号使用;结束语使用不当;此页无正文是否使用等问题。第四,版面不规范。版心不准确,行数太多或者太少。第五,页码不规范。页码位置不对,漏编写页码等问题。第六,附件说明和附件格式不规范。附件说明和附件标题不一致,附件说明末尾加标点符号;附件格式同正文不一致等问题。

  作者运用品管圈的方法来分析和查找引起不规范公文现象的原因并持续改进,此次品管圈活动得到医院的充分支持和肯定,活动效果显着,提高了全院对发文工作的重视度、增进了对发文规范的了解和运用,以上公文不规范现象均得到改善,实现了发文办理流程、公文拟制、公文制发的标准化。同时,品管圈活动发挥每一位圈员的特长,提升个人业务水平和能力,提高圈员主动发现问题、解决问题的能力,增强圈员们的责任心、自信心、成就感和获得感,加强同事之间的工作交流,促进团结协作能力。由此可见,品管圈活动在医院行政管理中成效明显,值得进一步推广与借鉴。

  参考文献

  [1]何猷,贺婧,李斌.进一步加强医院公文管理的思考[J].世界最新医学信息文摘,2017,74(17):179.
  [2]刘军,高薇,陆培培,等.品管圈在提高PIVAS抗菌药物不合理医嘱更正率中的应用[J].江苏卫生事业管理,2020,31(4):460-463.
  [3]左四琴,吴永仁,张志平,等.运用品管圈降低保洁员医院感染防控措施错误发生率[J].现代医院管理,2019,17(5):40-43.
  [4]史香芬,孙志勇,王肖云,等.品管圈在我院门诊药房退药管理中的应用[J].中国药房,2018,29(1):25-28.
  [5]孙春燕.应用品管圈活动对提升医院感染管理工作质量的探讨[J].中国消毒学杂志,2015,32(12):1207-08,1212.
  [6]吴杰,曾范慧,高亢,等.品管圈在降低重度颅脑损伤患者肺部感染中的应用[J].中国感染控制杂志,2019,18(5):451-454.
  [7]李小娟,刘娅,魏华莉,等.利用品管圈管理工具改善住院病案首页填写质量[J].中国病案,2020,21(10):11-14.

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